Prosedur operasi standar, atau SOP, adalah bahan pokok di dunia manufaktur. Bukan hanya pabrik; Cukup banyak ke mana pun Anda pergi, ada instruksi formal yang tersedia. SOP adalah cara untuk mengomunikasikan cara terbaik untuk melakukan tugas. Memiliki satu instruksi optimal dapat meningkatkan kualitas produk dan layanan serta mengurangi biaya dan waktu. Karena itu Anda mungkin berpikir bahwa SOP dianut oleh sebagian besar bisnis. Namun dari pengalaman saya, tampaknya mereka dibiarkan merana. Ini tidak perlu terjadi, dan dengan menggunakan tim dua untuk menulis dan memelihara SOP Anda dapat mewujudkan manfaat yang lebih besar dari instruksi Anda.
Pertama, Anda perlu mempertimbangkan siapa tim Anda yang terdiri dari dua orang. Tolong jadikan seseorang yang akan menggunakan instruksi. Banyak bisnis menggunakan satu tim untuk menulis instruksi dan tim yang berbeda untuk menjalankan instruksi. Dalam beberapa kasus ini mungkin karena pengetahuan teknis yang diperlukan untuk menentukan urutan optimal langkah. Memiliki seseorang di latar belakang untuk memverifikasi langkah -langkah dari perspektif teknis dapat membantu meniadakan masalah ini. Kekuatan nyata untuk terlibat dengan orang -orang yang melakukan tugas adalah persis seperti itu – menarik. Ada banyak manfaat untuk membantu staf Anda lebih banyak terlibat dalam bisnis, tetapi mendefinisikan cara terbaik untuk melakukan tugas mereka adalah cara yang bagus untuk melakukannya. Jika orang -orang yang melakukan tugas menulis SOP maka akan ada peluang yang lebih baik bahwa proses tersebut dipatuhi (asalkan secara teknis benar tentu saja).
Selanjutnya, memiliki dua perspektif dapat membawa wawasan yang lebih besar. Ketika Anda mendapatkan satu orang untuk menulis SOP, Anda mendapatkan satu sudut pandang. Mungkin ada sejumlah cara berbeda untuk menyelesaikan tugas dan pertanyaan kemudian menjadi 'apa cara terbaik?' Tentu saja jika SOP menjadi masalah yang kontroversial, mungkin perlu untuk kembali ke seluruh tim dengan berbagai proposal untuk proses terbaik, tetapi jarang sampai sejauh ini dalam banyak kasus. Memiliki dua orang menggabungkan keterampilan dan pengetahuan mereka menjadi satu dokumen instruksional karena itu dapat membantu Anda mendefinisikan urutan langkah terbaik. Dalam pencarian Anda untuk mengembangkan proses yang sebaik mungkin ini adalah peluang besar.
Ketiga, ketika Anda memiliki tim kecil (dua) menulis SOP Anda, ada peluang lain sehubungan dengan bekerja sehari -hari. SOP sangat bagus selama mereka diikuti. Ketika mereka duduk di rak dan tidak ditindaklanjuti maka nilai mereka minim. Orang -orang tampaknya memiliki kecenderungan alami untuk menyesuaikan dan menyimpang dari proses asli langkah -langkah dari waktu ke waktu. Apakah ini karena peningkatan beban kerja dan orang -orang berusaha menemukan rute yang lebih pendek, atau apakah ada kurangnya pemahaman, penyimpangan perlu dikendalikan. Membuat SOPS bagian dari hari kerja adalah salah satu tugas 'tutup' untuk membuat SOP. Tim yang Anda pilih untuk menulis SOP harus sadar mengintegrasikan SOP dengan kehidupan kerja. Membuatnya dapat diakses dan bagian dari bekerja sehari -hari (rapat standar, jadwal dll …) sangat penting untuk membuat instruksi berfungsi.
Prosedur operasi standar dapat menjadi alat yang luar biasa atau tugas admin yang memberatkan. Mendapatkan tim dua untuk menyuntikkan realitas dan optimasi ke dalam instruksi Anda dapat memberi mereka dorongan. Membantu tim Anda untuk mengikuti satu cara kerja terbaik dapat membawa hasil yang nyata ke bisnis Anda dan tidak boleh diremehkan. Mendapatkan instruksi untuk menjadi bagian dari hari ke hari dan tidak membusuk di rak (atau hard drive) adalah yang terpenting jika Anda menginginkan hasil. Terlibat dengan tim Anda melalui pendekatan penulisan praktis ini dapat membuat perbedaan nyata dan saya mendorong Anda untuk meninjau keadaan SOP hari ini.